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Mise en place d’une structure et d’un mode de pilotage du contrôle interne

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Pour permettre le suivi de l’efficacité du contrôle interne à travers les tableaux de bord, il convient de mettre en œuvre un dispositif de pilotage à travers une organisation adéquate et une structure de pilotage appropriée d’une part et un mode de pilotage intégré et efficace d’autre part.

En assistant la direction dans la mise en place d’une structure et d’un mode de pilotage
du contrôle interne, il est très important d’aider l’entreprise à établir une structure de pilotage
et à créer un mode de pilotage par processus.

Structure de pilotage

Dans une optique où les dirigeants souhaiteraient se tenir au courant de l’efficacité du système, le dispositif de pilotage doit être structuré et organisé notamment en précisant les étapes à suivre, le rôle et les responsabilités de chaque intervenant, les outils pour la revue des indicateurs et les moments adéquats des interventions (phase d’ajustement et replanification
des travaux).

La direction détermine le rôle de chaque membre dans le processus. Selon la structure
organisationnelle et l’architecture des activités et des services de l’entreprise, elle peut déterminer en premier lieu les responsables dotés des capacités appropriées, d’objectivité et de ressources qui devront diriger les opérations de pilotage. Le guide du pilotage COSO avance que «la première étape est d’établir une direction de pilotage au niveau exécutif qui, à titre indicatif, pourrait comprendre les :

  • Directeur financier : responsable du pilotage du contrôle interne à l’égard de l’information financière
  • Directeur du service informatique : responsable du pilotage des contrôles sur les
    systèmes d’information
  • Directeur du service juridique : responsable du pilotage des contrôles relatifs à la conformité aux lois et règlementations ».

Une structure de pilotage adéquate nécessite une identification des ressources humaines et matérielles, spécifiques et technologiques et autres ressources de différentes natures 

Le niveau de pilotage du système de contrôle interne dépend de la maturité du système de contrôle interne qui n’est pas mature, il est approprié de mettre en place un comité qui assure le suivi du pilotage et l’amélioration du système.

Plus le modèle de contrôle interne est mature, plus le pilotage est intégré dans les processus.

Pilotage par processus

Le pilotage par processus constitue un mode de pilotage efficace car il permet l’implication de tous les acteurs concernés par le contrôle interne, les risques, l’audit interne et les démarches qualité, et l’amélioration continue.

Le facteur clé de succès de ce mode de pilotage est l’implication des dirigeants dans le dispositif au point où le pilotage par processus est considéré comme étant un mode de gouvernance de la structure.

Pour réussir la mise en place de la démarche, il est extrêmement important d’identifier un  responsable par processus qui a pour rôle de garantir le bon fonctionnement de son processus.

Outre sa responsabilité de couverture du risque et le niveau de contrôle interne, le responsable processus doit préparer les tableaux de bord pour la direction. Il peut aussi se faire aider par des spécialistes tels que le recours à un fiscaliste pour le traitement des risques fiscaux.

Dans un modèle mature, le contrôle interne est intégré dans les processus pour devenir un mode de pilotage de l’entreprise. Par conséquent, il faut s’assurer que la vision risque et couverture des risques par un contrôle interne adéquat n’est pas oubliée au profit d’une démarche purement performance financière.

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