Les niveaux de contrôle

Les trois niveaux de contrôle de base du contrôle interne sont inter-reliés et complémentaires. Ils forment le système d’activités de contrôle de base et constituent ensemble la première ligne de défense du système de contrôle interne de l’entreprise.

Les trois niveaux de contrôle, qui existent à la base dans toute organisation même en l’absence d’un dispositif de contrôle interne formalisé, sont :

  • Les contrôles internes par la structure organisationnelle et de l’environnement de Contrôle.
  • Les contrôles internes appliqués au niveau des processus et des procédures y compris, les contrôles embarqués dans le système d’information.
  • Les contrôles comptables et financiers

Chaque niveau de contrôle fonctionne comme une barrière de défense et comme un tamis qui allège les contrôles et améliore leur efficacité au niveau suivant et chaque niveau suivant constitue, un garde-fou permettant de rattraper les déficiences et anomalies qui ont pu échapper au(x) niveau(x) de contrôle précédent(s).

1. Les contrôles résultant de la structure organisationnelle et de l’environnement de contrôle

La structure organisationnelle est constituée par les organes de gouvernance, les services opérationnels et d’encadrement, d’administration et du système d’information.

L’environnement de contrôle et la structure organisationnelle représentent le cœur de tout système. Ils constituent le socle de tous les autres éléments de contrôle.

En constituant la première ligne de contrôle, la structure organisationnelle et l’environnement de contrôle jouent un rôle fondamental dans l’efficacité du système de contrôle interne.

P. NOIROT et J. WALTER précisent qu’ « un environnement de contrôle solide permet très souvent la couverture simultanée de plusieurs risques connexes, alors qu’une activité de contrôle opérationnel ne couvre généralement qu’un nombre limité de risques élémentaires. L’équilibre idéal est trouvé lorsque l’on est en mesure d’identifier les activités du contrôle opérationnel qui prolongent la couverture des risques face à un environnement de contrôle solide »

2. Les contrôles internes appliqués au niveau des processus et des procédures y compris les contrôles embarqués dans le système d’information

Les procédures de contrôle constituent le centre du dispositif de contrôle. Lorsqu’elles sont bien conçues, elles permettent de couvrir des risques auxquels l’entreprise est exposée.

De même, les contrôles embarqués dans le système d’information fiabilisent les opérations et les informations produites 1 . Plus elles sont intégrées dans les processus, plus elles sont efficaces.

Les procédures de contrôle, qu’elles soient manuelles, automatisées ou encore hiérarchiques, peuvent être orientées vers la prévention ou la détection. Toutefois, la qualité  de l’environnement et la solidité de la structure déterminent l’intensité et la rigueur avec laquelle les activités de contrôle sont menées ainsi que le coût associé à leur mise en œuvre.

3. Les contrôles comptables et financiers :

Les contrôles comptables et financiers sont constitués de trois paliers à savoir :

1) Les contrôles au niveau des enregistrements comptables :

ce sont des contrôles appliqués principalement aux opérations lors de la saisie et l’enregistrement des opérations. Ces contrôles permettent de détecter les insuffisances échappant aux contrôles intégrés dans les processus et les procédures. Dans un système d’information intégré, ces contrôles se situent essentiellement au niveau des processus amonts.

2) Les contrôles au niveau des décaissements-encaissements :

La trésorerie courante constitue généralement l’étape ultime des opérations avec les tiers. La bonne justification des encaissements et un contrôle solide des décaissements forment des dispositifs clés pour assurer l’efficacité du système de contrôle interne. Lorsque ces contrôles sont efficaces, ils constituent un dispositif clé de sécurisation des processus et procédures.

3) Les contrôles exercés lors de l’établissement des états financiers :

Les contrôles de justification, de cohérence, de rapprochement et de vraisemblance des comptes constituent l’étape ultime des contrôles de base. Plus les contrôles comptables sont méthodiques, approfondis, complets, documentés et menés avec compétence, plus ils permettent d’identifier les insuffisances de contrôle et d’initier un plan d’actions en fonction de la gravité des risques. Plus les contrôles sont efficaces, plus les travaux d’établissement des états financiers sont fiabilisés et rendus plus rapides et le risque d’erreurs importantes est réduit.